För ett tag sen samlades en grupp med nyfikna människor från olika organisationer för att prata om förändringsarbete under en lunchföreläsning anordnad av Wellbeings Network. Det var många som kom för att ta del av andras, och dela med sig av sina egna tankar. Det är tydligt att det finns ett behov av att kunna hantera förändring bättre i organisationer. Att det är något oundvikligt idag, i ett samhälle i konstant rörelse.

Kort om workshopen och den viktigaste insikten

En viktig insikt från workshopen var att vi gärna ser på förändring som något negativt. Den kommer många gånger utan förvarning och på en tid en själv inte bestämt, något som kan skapa friktioner. Det blir därför viktigt att ändra mindset- att börja se på förändring i mer positiva termer. Kanske sluta och säga förändring och kalla det för utveckling. Se hur det bidrar till tillväxt inte bara för organisationen, men också för medarbetare. Nu mer en någonsin finns möjlighet att lära och utvecklas livet ut. Något vi borde omfamna och ta oss tid till. Nedanför kan ni ta del av tankarna som kom upp, baserat på deltagarnas egna erfarenheter från olika förändringsarbeten.

Workshopen utgick från Känsla Av SAMmanhang, en beprövad socialpsykologisk modell som förklarar hur en individ genom begriplighet, meningsfullhet och hanterbarhet kan må bättre i en utmaning.

Meningsfullhet

I forskningen har man kommit fram till att Meningsfullhet är det som mest påverkar vår hälsa. Känner vi mening betyder det att vi förstår Varför något sker/ska ske, och det i sin tur gör att viljan till förändring grundläggs. Vi behöver alltså ett tydligt Varför som en stabil grund för det vi gör om dagarna. Är min tillvaro meningsfull? I förändringsarbete innebär det att kunna förmedla ett VARFÖR som betyder något både på grupp och individnivå, men också variera efter olika målgrupper och personer.

- Det är viktigt att medarbetaren känner att en förändring har en mening och att det finns ett värde i att engagera sig med energi och hängivenhet. Känns en förändring som meningsfull, uppfattas förändringen oftare som välkommen och man har kraft att konfrontera utmaningar. 

- Inför en förändring på prov, och sen utvärdera, Och vara öppen för justeringar under tiden. Ett konkret exempel, är att en på högstadieskolor runt om i Sverige infört mobilfritt under en testperiod. Motståndet var nämligen stort bland eleverna. När de sedan fått uppleva det under ett par månader hade majoriteten ändrat sig och ville fortsätta.

- Som ledare är det viktigt att kommunicera det högre syftet med förändringen. Har du inte syftet tydligt och klart för dig själv, kommer det att märkas i ditt sätt att kommunicera. Sök upp någon inom organisationen som kan tala om meningen med förändringsarbetet för dig, så att du kan förmedla det i tydliga ordalag för dina medarbetare, och för dig själv.

- Utvärdera ifall förändring är nödvändig. Det är så lätt att bara lägga till nytt, och tänka att det är det som vi definierar förändring. Det blir viktigt att våga vända på resonemanget, och utmana; vad behöver vi ta bort, skala av, för att få till utrymme till det som tar oss i rätt riktning?

Begriplighet

Det är viktigt att förstå vad som krävs av en själv som medarbetare för att det ska bli en lyckad förändringsprocess. Idag är det många organisationer som har förändring inbyggt i organisationskulturen. Med andra ord det är ett arbete som pågår konstant. Det blir här viktigt att medarbetaren känner sig trygg i sin roll och kan uttrycka sin rädsla och leda sig själv i förändringarna och verkligen begripa dem- ha ett starkt självledarskap. Men hur skapas det?

1) ÖPPEN KULTUR - Det är A och O. Det måste finnas utrymme för feedback. Både uppifrån och ner och nerifrån och upp. Som ledare blir det viktigt att skapa en miljö där medarbetaren känner sig trygg i att dela sina tankar och att hen känner sig hörd. Alltså att feedback följs upp, och att gemensam och individuell reflektion är en naturlig del av det dagliga arbetet. 

2) ACCEPTANS - Ge tid för medarbetaren att ta emot förändringen och se det positiva i det. Ha eldsjälar som brinner för förändringsarbetet som kan influera och få andra att se varför och hur det är viktigt.

3) UTBILDNING - Viktigt att medarbetaren får ta förändringen till sig inom ett fritt ramverk och själv se hur det dagliga arbetet måste förändras. Få tid till att ändra och utbilda sig.

4) TA TEMPEN - viktigt att följa upp förändringen och få förståelse för hur medarbetaren tänker och förstår den i relation till sitt arbete. Få förståelse för eventuell ovilja och vad den kommer ifrån.

Hanterbarhet

Det finns mycket att göra för att underlätta en förändring och viktiga frågor som varje organisation, chef och medarbetare bör ställa sig i en förändringsprocess för att säkerställa hanterbarhet av situationen. Nedan följer de punkter som vi diskuterade kring motstånd,möjliggörare och viktiga frågor att ställa.

MOSTÅND

INTE FÖRANKRAD - Inte se nödvändigheten i förändringen eller inte tro på att den kommer att genomföras och därför fortsätter man att arbeta som tidigare.

FÖRLUST AV NUVARANDE RELATIONER - Oro för vilka kollegor/chefer man kommer att få och om man kommer att kunna arbeta med dem. Var kommer jag att sitta/får jag plats/får jag vara med?

FÖRLUST AV STATUS/MAKT - Oro för att tappa sin status/position på företaget. Förändringen kan innebära att den kunskap och erfarenhet som man byggt upp blir inaktuell.

SAKNA KOMPETENS - Oro för att inte klara av det nya och inte veta hur man ska ta till sig det nya.

SAKNA TID/MÖJLIGHET - För många förändringar som pågår samtidigt och man hinner inte/kan inte fokusera på att slutföra förändringarna.

DIALOG SAKNAS - Ledningsgrupp och de anställda går i otakt. Ledningsgruppen är redan på nästa

strategiska förändring, medan de anställda kämpar på med att implementera den förra.

DÅLIGA ERFARENHETER - Ny chef, nya förändringar. Bäst att bara sitta här och vänta tills det går över. Vi är snart tillbaka på ruta ett igen.


MÖJLIGGÖRARE

INFORMATION - Ge tydlig och relevant information, kontinuerligt och i små doser.

DIALOG - Ha en dialog kring arbetet och skapa utrymme att ta upp problem, oro och

farhågor.

WORKSHOP - Jobba med visionen, delmål och ha gärna workshops.

TILLÅTANDE KULTUR - Jobba med kulturen, en kultur som är trygg och tillåtande. Gör

in- och utcheckningar på möten för att ”ta tempen” i gruppen.

NÄRVARANDE LEDARSKAP - Det behövs en lyhörd, tillåtande och mycket närvarande

ledare i förändringsprocessen.

DELAKTIGHET - Involvera medarbetarna tidigt i processen, delaktighet skapar goda

möjligheter till en gynnsam förändringsprocess.

Viktiga frågeställningar vid förändringsprocesser

Fyra frågor som är extra viktiga att ställa i en förändringsprocess för att öka hanterbarheten

är:

KOMPETENS - Har vi rätt kompetens?

ORK - Har vi rätt balans mellan förändring och återhämtning?

PÅVERKANSMÖJLIGHET - Kan vi påverka vår arbetstakt och våra arbetsuppgifter?

RESURSER - Har vi rätt stöd och tillräckliga resurser?