Fokusgrupp: Smart frånvaro & rehabflöde, hur ser det ut? Hur kan vi lösa dagens utmaningar?

Dela :

Bakgrund

8 HR från Skåne Regionen möttes för att ge sina erfarenheter kring hur de arbetar med sjukfrånvaro och närvaro idag, samt hur företagshälsoarbetet fungerar i stort. Det var en stor spridning i gruppen med både mindre bolag med runt 20 anställda och större med över 500 anställda. Alla hade tjänstemän i organisationen. Några av bolagen hade även fältarbetare.

Syftet

var att identifiera utmaningar & styrkor för att utifrån dessa hitta lösningar på hur ett bättre arbetssätt skulle kunna se ut. Där mänskligt och digitalt möts.

De större övergripande frågorna som diskuterades var:
  • Hur rutinerna ser ut vid återkommande frånvaro.
  • Hur chefer och HR har koll på och följer upp på kort och långtidsfrånvaro.
  • Hur rehabliteringsarbetet fungerar.
  • Frånvarodata i relation till annan hälsodata - etik och hur bör den användas av ledare och medarbetare?
  • Vad hade man tjänat på att digitalisera?

Utmaningar

Det är tydligt att utmaningarna ser lite olika ut beroende på organisationsstorlek. I de mindre bolagen är det lättare att se alla medarbetare och vara närvarande. I de större finns ett annat behov av att samla data för att få en överskådlig bild och upptäcka negativa trender i tidigt skede.

Frånvarodata registreras i efterhand

Frånvarodata registreras i efterhand. Detta då frånvaro oftast registreras i löneprogrammen. Blir en utmaning för framförallt den större organisationen att hålla koll på organisationens mående i realtid. Viktigt att kunna agera här och nu när ohälsan finns när det kommer till återkommande frånvaro. Finns dessutom en två månadersgräns för att ta upp ett case.  

Hälsodata och att följa GDPR

Vad får du som arbetsgivare spara, be om, och hantera för personuppgifter och hälsodata? Vad gäller enligt GDPR? Finns mycket restriktioner här. I många fall när det handlar om återkommande frånvaro så hade det varit bra om det var möjligt att ha mer hälsodata som underlag. Brist på hälsodata gör det svårt att ha bra samtal med medarbetare och komma till bukt med problemet.  

Generella “labels” vid frånvaroregistrering & första-dagsintyg

Förstadagsintyg fungerar inte. Det är ofta en utmaning att faktiskt göra något med informationen då den är så knapp. Även när det kommer till att dokumentera sjukdom vid frånvaroregistrering är det inte tillräckligt för att ta dialog vidare med medarbetaren. Svårt att förstå problematiken när en inte kan vara mer detaljerad än “psykisk ohälsa”.

Motivationssjuka hos nya generationen arbetstagare.

Inte samma arbetsmoral som tidigare generationer. Ser och kräver sin rätt som arbetstagare, men glömmer sina skyldigheter. Viktigt att hitta till vad som leder till ökat engagemang och motivation. Komma till bukt med bland annat “Måndagssjukan”.

Företagshälsa och primärvård - vart går gränsen?

Beroende på ärende samt del av process så är det olika om det är företagshälsan eller primärvården som kommer in. Gör arbetet svårt, då gränsen är vag. Dels utifrån att medarbetare bör använda vanlig sjukvård när det går, vilket inte alltid är självklart för medarbetaren själv. Men även utifrån att det kan vara svårt att få en bra överblick över ärendet som chef.

Självkännedom hos medarbetaren.

Alla fungerar olika - vissa är bra på att gå in i sig själva och hitta vad problematiken är, andra har svårt att erkänna sina problem och utmaningar. Här behövs mer stöd för både chef och medarbetare för att skapa bättre dialoger om hälsa och välmående.

Få oengagerad att komma in i systemet.

System kan beskrivas som både förmåner och plattformar kopplat till det, pulsmätning medarbetare/medarbetarundersökningar och frånvaroregistrering. Viktigt att få med sig alla i arbetet, men alla är inte lika intresserade av teknik eller att dela med sig av sin egen hälsodata till arbetsgivaren. Här behövs mer stöd och att hitta till varje individ på ett kostnadseffektivt och smart sätt.


Styrkor

Mänskliga mötet när det har funkat

När det är en mindre och lyhörd organisation, eller små team med chefer som tar sitt ansvar så kan det mänskliga mötet bli bra. Detta utifrån att se varandra i den dagliga kontexten och kunna ha bra samtal för att förstå behoven och utmaningarna som finns. Blir lättare att fånga upp frånvaro tidigt, och följa upp på det. Finns ofta en öppenhet och transparens. Viktiga ingredienser.

People mål i ledningsgrupp

I några av de organisationer som deltog satt HR i ledningsgrupp/ hade fått med mål kopplat till människan till ledningsgruppen. Detta för att hela organisationen ska arbeta med personalfrågor, och inte bara frånvaro, utan även kultur, engagemang, personlig utveckling m.m. Blir på så vis även lättare att prata om eventuella nya resurser och motivera för dessa.

Pulsmätningar för ett arbete i realtid

I de större organisationerna har pulsmätningar blivit ett stöd för att arbeta med återkommande frånvaro. Oftast kan ett lågt resultat hänga ihop med frånvaro. Pulsmätningen blir ett sätt att att jobba mer proaktivt och i realtid. Även bra att kunna titta på datan kombinerat med frånvarodatan. Detta sker dock inte i realtid.

Även i de mindre organisationerna används pulsmätningar, här har de dock koll på frånvaro på ett annat sätt. Det handlar istället om att få bekräftat att känslan kring organisationens välmående och det som sägs högt faktiskt stämmer överrens med svaren i pulsmätningen.

Vilka problem kan lösas genom digitalisering?

Här pratade vi framförallt om vilka utmaningar som kan lösas med hjälp av bättre tekniska lösningar.

  • Samlad bild för medarbetaren. För att kunna ta ett bättre ansvar för sin hälsa. Exempelvis möjlighet att registrera sjukdomssymptom för sig själv vid frånvaro för att identifiera samband. Det hade även varit positivt med ett system som kan tanka in en rollprofil i kombination av frånvarodata, som därefter berättar för medarbetare att de kan göra andra uppgifter och kanske i vissa fall inte behöver vara frånvarande.
  • Sjuk och ekonomi två olika saker. Därför lämpligt med frånvaroregistrering i två system då anledningarna till att registrera är olika. Sjukregistrering i realtid för att hjälpa min arbetsplats och mig själv till bättre hälsa och välmående. Registrering av frånvaro för lön.
  • Smart aktivering av olika åtgärder. Exempelvis ett frågebatteri som aktiveras när medarbetare har mycket sjukdata. Påminnelse vid viss typ av återkommande frånvaro “du är kvalificerad för högrisksskydd”.
  • Hade varit bra med digitalt flöde och utbildning kring policy, rättigheter och skyldigheter arbetsmiljö & hälsa (allt från säkerhet och klädsel till hur det fungerar vid återkommande frånvaro). Chef och medarbetare kan få notiser när det är dags. Exempelvis när ny utbildning, vid onboarding etc.
  • Kan tekniken skapa möjlighet till bättre mänskliga möten? Exempelvis stöd för ledare och medarbetare kring hur en har bättre samtal, och arbetar med sin personliga hälsoutveckling. Notiser när system ser behov för samtal m.m.

Våra reflektioner

Arbetstagarens ansvar & medarbetarfokus

Det är tydligt att vi inte får glömma medarbetarens ansvar i att komma till jobbet med en hög frisknärvaro samt bidra till en god arbetsmiljö. Av den anledningen blir det oerhört viktigt med system som inte bara tilltalar chefer, ledare & HR utan även medarbetaren.

Viktiga parametrar i ett sådant system blir att medarbetare kan se sin hälsostatus just nu och hur hen kan stärka och bibehålla ett gott välmående. Det allra bästa är om rättigheter och förmåner samt skyldigheter och ansvar finns presenterat på ett snyggt sätt som rekommendationer efter hälsostatus. Även se sin sjukstatistik och samband med övrig data samt dokumentation av symptom. Kombinationen av en hälsoprofil samt förslag på personlig hälsoutveckling kan bidra till ett större ansvarstagande.

Skapa ett system som känns tryggt för medarbetaren

För att få medarbetaren att vilja lämna sin hälsodata är det viktigt att system känns tryggt. Här finns en eventuell problematik i att arbetsmiljö, personlig hälsodata och frånvarodata hanteras olika av organisationer. När det kommer till arbetsmiljödata finns en förväntan om att få stanna anonym, även när det kommer till personlig hälsa. Däremot är frånvarodatan öppen. Kommunikation kring vem som ser datan och varför blir otroligt viktig. Samt att medarbetare kan välja själva när de vill dela känslig data med sin chef och ledare.

Realtidsdata frånvaro i kombination med annan hälsodata nyckeln

För att kunna arbeta preventivt med medarbetarhälsa blir det viktigt att kunna få frånvarodata i realtid. Det blir den sista pusselbiten för att kunna titta på frånvaro, sjuknärvaro och frisknärvaro. Kunna hjälpa medarbetare i ett tidigt skede inte bara utifrån att inte bli kort & långtidssjukskriven, men även för att motverka sjuknärvaro i organisationen.

Sjuknärvaro, lika viktigt som frånvaro!

För många organisationer är sjuknärvaro ett större problem än sjukfrånvaro. Alltså att medarbetare går till jobb med lågt välmående och presterar inte på topp. Detta kan kopplas både till den personliga hälsan och upplevelse av arbetsmiljö. När vi identifierar sjuknärvaron och sätter in insatser får vi ett högre engagemang och produktivitet samtidigt som vi stäker organisationen för att motverka återkommande frånvaro samt plötslig oväntad sjukskrivning.

Attraktivt system

Viktigt att ha med sig att inte alla gillar att vara i det digitala, hur gör vi ett system som fungerar även för dem? Men även för de som älskar teknik. Där är förväntningarna på mycket och avancerat. Viktigt att balansera dessa två.

Företagshälsor behöver uppdatera sina erbjudanden

Idag används företagshälsan främst vid arbetsplatsinriktade rehabliteringsärenden. Samt att genomföra lagstadgade riskbedömningar och dylikt. Det finns intresse av ett större erbjudande och en närmre koppling till organisationens hälsodata som helhet, grupper och individer. Att det finns rekommendationer och stöd även för att främja medarbetarhälsan. Både kopplat till arbetsmiljö och hälsoförmåner för at utveckla ett bättre personligt välmående.

Vi ser positivt på det erbjudande och flöde vi skapat i vår plattform utifrån den insikten.