Hälsobokslut: fem nyckeltal ni kan ta fram på en timme

Ett hälsobokslut behöver inte vara ett stort projekt. Med rätt nyckeltal och en tydlig arbetsgång kan ni summera året på en timme – och få ett underlag som inte bara visar vad som har hänt, utan också vad som är på väg. Här är de fem nyckeltalen vi rekommenderar, inklusive det som de flesta hälsobokslut saknar.

Vad är ett hälsobokslut?

Ett hälsobokslut är en sammanställning av hur medarbetarnas hälsa har utvecklats under året, på samma sätt som ett ekonomiskt bokslut summerar verksamhetens ekonomi. Det ger ledningen en bild av läget, visar vad ohälsan kostar och blir ett underlag för nästa års prioriteringar. Allt fler använder det också i hållbarhetsrapporteringen.

Varför de flesta hälsobokslut bara tittar bakåt

Det vanliga hälsobokslutet innehåller sjukfrånvaron i procent, kanske fördelad på kort och lång, och resultatet från årets medarbetarundersökning. Det är en bra början, men det berättar bara vad som redan har hänt.

Det som saknas är den ohälsa som ännu inte har blivit frånvaro. Medarbetare som går till jobbet trots att de inte mår bra syns inte i statistiken, men det är ofta där nästa års sjukskrivningar börjar. Ett hälsobokslut som ska hjälpa ledningen att fatta beslut behöver visa både facit och varningslampor.

Fem nyckeltal för ett hälsobokslut som pekar framåt

1. Sjukfrånvaro – uppdelad på kort och lång

Grunden i varje hälsobokslut. Redovisa den totala sjukfrånvaron i procent, men dela alltid upp den på korttidsfrånvaro (dag 1–14) och långtidsfrånvaro (från dag 15). De har olika orsaker och kräver olika åtgärder.

2. Upprepad korttidsfrånvaro

Hur många medarbetare har haft sex sjukfrånvarotillfällen eller fler de senaste tolv månaderna? Det här nyckeltalet är en av de tydligaste tidiga signalerna på ohälsa, och det visar också hur väl ni lever upp till rehabiliteringsansvaret.

3. Sjuknärvaro – det nyckeltal som oftast saknas

Hur många har arbetat trots att de inte mått bra? Sjuknärvaron registreras inte i något lönesystem, men den går att mäta genom frågor i era pulsmätningar och medarbetarundersökningar. Den kostar ofta mer än frånvaron och är ofta ett förstadium till längre sjukskrivningar. Saknar ni data kan ni börja med ett estimat, till exempel med vår kalkyl.

4. Frisknärvaro

Andelen medarbetare med låg eller ingen sjukfrånvaro under året. Frisknärvaron visar vad som fungerar och ger en mer balanserad bild än att bara redovisa ohälsa. Den är också ett bra mått att sätta mål för.

5. Utvecklingen över tid

Ett nyckeltal säger mest när det jämförs. Visa hur de fyra föregående har utvecklats jämfört med förra året, och gärna kvartal för kvartal. Riktningen är ofta viktigare än nivån: en sjuknärvaro som ökar är en varningslampa även om sjukfrånvaron ännu ser bra ut.

Så gör ni hälsobokslutet på en timme

En timme räcker om underlaget finns på plats. Ta fram sjukfrånvarodata från lönesystemet och resultaten från årets mätningar innan ni börjar. Sedan kan ni följa den här arbetsgången:

1. Minut 0–15: Samla siffrorna. För in de fem nyckeltalen för i år och förra året i en enkel tabell. Saknas ett värde, skriv det – det är också en insikt.
2. Minut 15–30: Bryt ner på enheter. Titta på team, funktioner eller orter, så långt det går utan att enskilda personer blir identifierbara. Var sticker det ut, åt båda hållen?
3. Minut 30–45: Tolka. Formulera tre till fem slutsatser. Vad har blivit bättre, vad har blivit sämre, och var syns tidiga signaler som sjuknärvaro eller upprepad frånvaro?
4. Minut 45–60: Koppla till kostnad och nästa steg. Uppskatta vad sjukfrånvaron och den dolda ohälsan har kostat under året, och föreslå ett eller två fokusområden för nästa år.

Resultatet är en sida som ledningen kan läsa på fem minuter. Vill ni gå djupare, läs Hälsobokslut som en del av det strategiska hälsoarbetet.

Från hälsobokslut till plan

Ett hälsobokslut är värt mest när det leder till beslut. När ni presenterar det för ledningen, tänk på tre saker:

• Börja med kostnaden. Ledningen förstår siffror i kronor snabbare än procent. Visa vad sjukfrånvaron och den dolda ohälsan har kostat.
• Visa både facit och varningslampor. Sjukfrånvaron visar vad som hänt, sjuknärvaron och den upprepade frånvaron visar vad som är på väg.
• Avsluta med ett förslag. Ett eller två fokusområden, ett mål och hur ni ska följa upp det under året.

Hälsobokslutet kan också bli en del av er hållbarhetsrapportering. Läs mer i Guide – kom igång med en smartare och mer främjande hållbarhets-/årsrapportering.

Så hjälper Wellbefy er med hälsobokslutet

Med Wellbefy finns underlaget till hälsobokslutet redan på plats. Plattformen följer sjukfrånvaro och sjuknärvarodata tillsammans med resultat från medarbetarenkäter, pulsmätningar och hälsopulsar hela året. Ni ser vad sjukfrånvaron och den uppskattade dolda ohälsan kostar, och er arbetsmiljö- och hälsoutvecklare hjälper er att årligen utvärdera arbetet och sätta upp nästa års plan.

Vill du se hur det fungerar? Boka en demo – den tar cirka 30 minuter. Eller börja med att räkna på vad den dolda ohälsan kostar er.

Läs också:

• Från enskilda fall till mönster – så läser HR höstens sjukfrånvaro (lägg in länken när inlägget är publicerat)
• Räkna på sjukfrånvaro: enkel guide för att beräkna kostnader
• Sjuknärvaro – en dold kostnad