.png)
Sjukfrånvaron brukar öka under hösten och vintern. Det mesta är förkylningar och influensa som går över av sig självt, men i samma siffror gömmer sig ofta mönster som ingen enskild chef kan se från sin plats, och som varnar för långtidssjukskrivningar långt innan de händer. Här går vi igenom hur HR kan analysera sjukfrånvaron, skilja säsong från signal och agera i tid.
De flesta organisationer följer sjukfrånvaron som ett procenttal. Det är ett bra mått på hur mycket arbetstid som försvinner, men det säger lite om varför. Två organisationer med samma sjukfrånvaro kan ha helt olika problem: den ena en tillfällig influensavåg, den andra ett team där flera medarbetare håller på att köra slut på sig själva.
Dessutom syns bara en del av ohälsan i sjukfrånvaron. För varje frånvarodag finns det ofta flera dagar av sjuknärvaro, då medarbetare är på jobbet trots att de inte mår bra. Den registreras ingenstans, men den är ofta ett förstadium till längre frånvaro.
En chef ser sitt team. HR ser helheten. Därför är det HR som har bäst förutsättningar att hitta mönstren, om siffrorna läses på rätt sätt.
För att förstå sjukfrånvaron räcker det inte med ett totalt procenttal. Bryt ner den i nyckeltal som visar både omfattning och mönster:
Total sjukfrånvaro i procent Hur stor del av den planerade arbetstiden som går förlorad
Korttidsfrånvaro (dag 1–14) Den frånvaro som påverkas mest av säsong, men också den tidigaste signalen
Långtidsfrånvaro (från dag 15) Den frånvaro som kostar mest och tar längst tid att vända
Frekvens Hur många sjukfrånvarotillfällen det blir per medarbetare
Upprepad korttidsfrånvaro Hur många som haft sex tillfällen eller fler de senaste tolv månaderna
Komplettera gärna med frisknärvaro – andelen medarbetare med låg eller ingen sjukfrånvaro. Det visar vad som fungerar och ger en mer balanserad bild i rapporteringen till ledningen.
Och jämför alltid över tid. Samma månad förra året är en bättre jämförelse än förra månaden, eftersom sjukfrånvaron varierar med säsongen. Vill du räkna på vad sjukfrånvaron kostar er? Läs Räkna på sjukfrånvaro: enkel guide för att beräkna kostnader.
När sjukfrånvaron stiger i höst är den första frågan alltid: är det säsong, eller något annat? De här tre mönstren hjälper er att skilja det ena från det andra.
Säsongsbunden sjukfrånvaro brukar vara jämnt spridd över organisationen. När ökningen i stället är koncentrerad till vissa team, funktioner eller orter handlar det oftare om arbetsmiljön där. Bryt därför alltid ner sjukfrånvaron på enheter, så långt det går utan att enskilda personer blir identifierbara.
En förkylning är ett tillfälle. Upprepad korttidsfrånvaro, en dag här och två dagar där, gång på gång är något annat. Den är en av de tydligaste signalerna på att någon inte mår bra, och den föregår ofta en längre sjukskrivning. Följ hur många som har upprepad frånvaro och om det blir fler eller färre över tid.
Sjukfrånvaron blir mycket lättare att tolka när den läses tillsammans med annat. Sammanfaller ökningen med sämre resultat i era pulsmätningar, hög arbetsbelastning, bristande återhämtning eller en nyligen genomförd omorganisation? Då är det sällan säsong.
Ingen av signalerna är säker var för sig. Men när flera pekar åt samma håll i samma del av verksamheten är det dags att agera.
En analys av sjukfrånvaron gör skillnad först när den leder till handling. Tre saker avgör om den gör det.
Arbetsgivaren har ansvar för att tidigt uppmärksamma och utreda behov av anpassning och rehabilitering. Vid upprepad korttidsfrånvaro, som ofta räknas som sex tillfällen eller fler på tolv månader, bör ett samtal tas och behovet av stöd ses över. Om en sjukskrivning väntas pågå längre än 60 dagar ska en plan för återgång i arbete tas fram. Se till att rutinerna är kända, så att de faktiskt används.
Det är cheferna som ska ta samtalen och göra anpassningarna. Men många är osäkra på hur de ska gå till väga, och väntar därför för länge. Ge cheferna en tydlig bild av sitt teams läge, konkret stöd i samtalen och en klar gräns för när HR och företagshälsovården tar över.
När sjukfrånvaron är koncentrerad till en del av verksamheten räcker det sällan med individuella insatser. Då behöver ni titta på orsakerna i arbetsmiljön: arbetsbelastning, resurser, ledarskap och organisation. Det är här det förebyggande arbetet ger störst effekt, eftersom det påverkar många på en gång.
Läs mer i Identifiera och minska er sjukfrånvaro.
Wellbefy är en datadriven och legitimerad företagshälsa som hjälper HR att se mönstren i sjukfrånvaron. och det som inte syns i den.
Vill du se hur ni kan få bättre koll på er sjukfrånvaro? Boka en demo – den tar cirka 30 minuter. Eller börja med att räkna på vad den dolda ohälsan kostar er.
Läs också:
.png)
.jpg)
.png)
